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Primeros pasos en el programa eSAT

Una vez ya tengas instalado el programa en el ordenador, te proponemos unos pasos iniciales y básicos para una puesta a punto del programa y empezar a trabajar con él.

  1. Iniciar sesión en el programa por 1ª vez
  2. Crear los datos auxiliares iniciales
  3. Crear los empleados y/o usuarios del programa
  4. Configuraciones de parámetros básicos en el programa
  5. Crear clientes
  6. Crear proveedores
  7. Crear productos


1) INICIAR SESIÓN EN EL PROGRAMA POR 1ª VEZ
    1. Abre el programa
    2. En la pantalla de Login, pulsa en el menú "Empresas / Ejercicios".
      menu empresas login
    3. El programa nos preguntará por la contraseña del administrador, que por defecto es: 1 (luego la podrás cambiar dentro del programa en el menú "Configuraciones" - "Configuraciones del programa". Es recomendable hacerlo).
    4. Ahora tenemos que dar de alta una nueva Empresa, un nuevo ejercicio y una nueva serie de facturación predeterminada. Primero crearemos la nueva empresa: para ello pulsamos la opción de "Nuevo" de la pantalla de "Empresas":
      nueva empresa programa
    5. Rellenamos los campos de la Empresa. Los campos marcados con * son obligatorios de cumplimentar. Una vez rellenados los campos, pulsamos "Aceptar" (el botón de la V verde).
      empresa software
    6. Nos pregunta si queremos crear un Nuevo ejercicio para la Empresa. Pulsamos "", ya que como mínimo la empresa debe tener 1 ejercicio creado.
    7. En la pantalla de "Nuevo ejercicio" introduciremos el año y el modelo predeterminado para ventas. Pulsaremos "Aceptar" para guardar.
      ejercicio
    8. Al guardar el ejercicio, nos aparece un nuevo mensaje que nos pregunta si queremos dar de alta 1 serie de facturación predeterminada. Pulsamos "", ya que como mínimo la empresa-ejercicio debe tener 1 serie de facturación predeterminada.
    9. Rellenamos los datos de la serie de facturación. En esta pantalla es dónde vamos a configurar los impuestos predeterminados de la serie y los contadores para cada tipo de documento de venta.
      series facturacion
      • Serie: introducimos un código identificativo para esta serie de facturación (campo alfanumérico y de longitud máxima de 2 caracteres)
      • % Impuestos predeterminados: los impuestos por defecto de la serie: IVA, RE y IRPF
      • Contadores de documentos de ventas: podemos editar los contadores (numeración) de los documentos de venta. Si queremos empezar la numeración desde 0 lo dejamos tal y como están. Pero si queremos empezar a partir de un nº en concreto, pues editaremos los contadores.La numeración de los documentos de venta es formada por el código de la serie + la numeración del contador
      • Nº días validez presupuesto: podemos fijar el nº de días de validez de los presupuestos generados en el programa. Es decir, al crear un nuevo presupuesto, la fecha de validez equivaldrá a: fecha presupuesto + nº días validez
    10. Pulsamos "Aceptar" para guardar los datos.
    11. Nos aparecerán una serie de mensajes preguntándonos si queremos crear otra nueva serie, ejercicio y empresa, pero pulsaremos "No" si no queremos dar de alta más series de facturación, pulsaremos "SI" si queremos dar de alta series de facturación adicionales. No obstante más adelante también podemos dar de alta nuevas series de facturación o editar las existentes desde el propio programa.
    12. Cerramos la pantalla de "Empresas" para volver a la pantalla de Login.
    13. Como ya tenemos creada la empresa, el ejercicio y la serie de facturación predeterminada, ahora ya podemos iniciar sesión en el programa: seleccionamos la empresa, el ejercicio, el usuario e introducimos la contraseña (recuerda que por defecto el password de Administrador es: 1).
      login software
    14. Una vez logueados, ya nos aparece la pantalla principal del programa.

2) CREAR DATOS AUXILIARES INICIALES
En el menú "Tablas auxiliares" es dónde crearemos los datos auxiliares inicialmente necesarios, por ejemplo: los tipos de IVA, tipos de R.E., formas de pago, familia de productos, grupo de clientes, grupo de gastos, etc.
 
datos auxiliares programa
No es necesario crear ahora todos los datos auxiliares, los puedes ir creando a medida que los vas necesitando. La gran mayoría de las pantallas de edición de datos principales tienen accesos directos a la creación de datos auxiliares. Por ejemplo, si estás creando un documento de compras, y necesitas usar un "grupo de gastos" que aún no tienes creado, pues puedes crearlo desde esta propia pantalla del documento de compras. Tan sólo debes pulsar el botón de +, que está al lado del desplegable de "Grupo de gastos", y así se abrirá la ventana de "nuevo grupo de gastos". Al guardar el dato auxiliar, se recargará automáticamente el desplegable con los nuevos datos.
dato auxiliar grupo gastos compras

3) CREAR LOS EMPLEADOS Y USUARIOS DEL PROGRAMA
Desde el menú "Empresas" - "Empleados" podrás gestionar los empleados de tu Empresa (comerciales, técnicos, administrativos, etc.), o bien profesionales y empresas externas (subcontratación o tercerización) y que vas a usarlos para asignarles SAT, servicios o mano de obra.

Los datos de los empleados son comunes para todo el programa.
empleados empresa usuarios menu

Usuarios del programa:
Si quieres que un empleado pueda acceder al programa, deberás crear y activar su usuario desde su ficha de empleado. Crear un usuario te permitirá registrar las entradas y salidas de ese usuario en el programa, saber quién toma nota en los documentos de venta, SAT, servicios, etc. y que cada usuario tenga su propio estilo visual del programa y configuración de rejillas (grid).

Puedes asignar tipos de permisos a los usuarios que creas en el programa. También puedes configurar las acciones permitidas para los tipos de permisos, por ejemplo: que un permio "Parcial" no pueda eliminar "cobros" ni "facturas", etc. En el Manual de Ayuda, incluido y accesible desde el programa, podrás ver con más detalle el funcionamiento de los permisos.

Los tipos de permisos los puedes configurar desde:
configurar permisos usuarios

Puedes asignar los tipos de permiso a los empleados por 2 vías:
- Desde la propia ficha del empleado
- Desd el menú "Empresas" - "Asignar permisos"


4) CONFIGURACIÓN BÁSICA DE PARÁMETROS EN EL PROGRAMA
Desde el menú "Configuraciones" - "Configuraciones generales del programa" podrás configurar los parámetros principales del programa:
  • Cantidad de decimales con los que trabajar en el programa (2, 3 o 4 decimales)
  • Qué campo queremos mostrar en los detalles de venta y compra (si "título" o "descripción")
  • Opciones de stock en ventas y compras: avisos de stock, documento de compras predeterminado para registrar entradas de almacén, etc.
    indicar si queremos trabajar con números de serie en productos
  • Opciones de firma digital en facturas electrónicas.
  • Cambiar la contraseña del Administrador. (Usa un password que te sea fácil recordar o no podrás entrar en el programa!)
  • etc.

En el manual de ayuda del programa encontrará con más detalle el funcionamiento de estos parámetros.


5) CREAR CLIENTES

Editar cliente base:

El cliente base o cliente al contado (cliente nº0) es el cliente que por defecto carga el programa al crear un nuevo documento de venta (factura, tickets, pedido, presupuesto, etc.). Para editarlo, entra en la sección "Clientes" y pulsa en el menú: "Archivo" / "Cliente base":
cliente base contado

Nuevos clientes:

Puedes gestionar los clientes desde la sección de "Clientes" del programa. Puedes entrar en la sección de "Clientes" desde el menú "Ventas" o "SAT".
menu clientes sat

También puedes ir creando los clientes a medida que lo vas necesitando. Desde las pantallas de documentos de venta, SAT, servicios y contratos tienes el botón de crear nuevo cliente. Es decir, que los puedes crear desde las propias pantallas de ventas y servicios sin necesidad de salir del documento. Por ejemplo, en la pantalla de alta / edición de un SAT tienes el botón para crear un nuevo cliente:
crear cliente desde sat
En el programa también tienes la opción de importar los datos básicos de Clientes a partir de un fichero de datos .csv o .txt delimitado. 

6) CREAR PROVEEDORES

Puedes gestionar los proveedores desde la sección "Proveedores" del programa. Esta opción la encontrarás en el menú "Compras".

El funcionamiento de proveedores es muy similar al de clientes. También puedes ir creando los proveedores a medida que lo vas necesitando. Desde las pantallas de documentos de compras tienes el botón de crear nuevo proveedor. Es decir, que los puedes crear desde las propias pantallas de compras sin necesidad de salir del documento. Por ejemplo:
CREAR PROVEEDOR DESDE COMPRAS

En el programa también tienes la opción de importar los datos básicos de Proveedores a partir de un fichero de datos .csv o .txt delimitado

7) CREAR PRODUCTOS
Tanto en el menú de "Ventas", "Compras" o "SAT" encontrarás la opción de "Productos". Desde aquí puede gestionar los productos.

En el programa también tienes la opción de importar los datos básicos de Productos a partir de un fichero de datos .csv o .txt delimitado



¡Ya puedes empezar con la gestión diaria!

Si necesitas información detallada de cada sección, echa una ojeada al Manual de Ayuda del programa (puedes acceder al manual desde el menú "Ayuda" - "Manual de ayuda").