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  1. Clic en el menú "Empresa"
  2. Clic en el botón "Empresas"
  3. Doble clic en tu empresa para abrir su ficha
  4. Abre la pestaña "Ejercicios"
  5. Doble clic en el ejercicio en el que quieres añadir la serie
  6. En la pantalla del ejercicio, pulsa el botón + para abrir la pantalla para crear una nueva serie de facturación.
nueva serie facturacion
En este artículo se detalla la operativa de "Traspaso de datos" del programa, así como los requisitos y recomendaciones para realizarla correctamente.

Por seguridad, antes de realizar cualquier operación de traspaso, realice una COPIA DE SEGURIDAD de los datos.
Preste atención a las recomendaciones e instrucciones de traspaso de este artículo o del manual de ayuda para realizar un traspaso de datos correcto.
RECUERDE que para consultas, dudas o incidencias entorno al traspaso de datos deberá enviar una solicitud de soporte técnico. Este servicio requiere disponer de un PLAN DE SOPORTE EN ACTIVO previamente a la solicitud de soporte. Por este motivo es importante que lea con atención los pasos, recomendaciones y requisitos para un traspaso de datos correcto.



  1. INTRODUCCIÓN
  2. ¡ IMPORTANTE ! CONSIDERACIONES PREVIAS
  3. EJEMPLOS:



1.- INTRODUCCIÓN


El software estándar (no modificado a medida) es un programa de gestión comercial y facturación. No es un software contable-fiscal, por lo que no existe un cierre de año. Por este motivo ES OPCIONAL CREAR UN NUEVO EJERCICIO PARA CADA AÑO. Si quieres, puedes continuar trabajando en el  mismo “ejercicio”. Además, recuerda que los filtros previos de los listados y estadísticas tienen filtros por fechas, series de facturación, etc. por lo que, aunque sigas trabajando en el mismo ejercicio o bien si has hecho un traspaso completo, podrás filtrar los resultados para ver lo creado en el año que te interesa.

Cuando creamos un nuevo ejercicio en el programa, el programa creará nuevas base de datos en blanco (sin datos) para ese nuevo ejercicio, así como sus respectivas carpetas. Al nuevo ejercicio creado le podremos traspasar datos desde un ejercicio-empresa existente (es la opción 'traspaso de datos'). El traspaso de datos consiste en copiar los datos, de las tablas de datos que hayamos marcado en la pantalla de traspaso, así como sus ficheros.

La finalidad de que el software permita gestionar distintos ejercicios para empresas, es para contemplar los casos de usuarios en que sí quieran, por su metodología de trabajo, separar datos entre ejercicios (años), es decir, iniciar un ejercicio sin arrastrar ni las ventas, ni compras, ni sat, ni servicios, etc. de un ejercicio anterior ("traspaso parcial"). 

Los 2 casos más habituales son: 
  • Crear un traspaso completo de datos
  • O bien seguir trabajando en el mismo ejercicio

Sólo en caso muy concretos procedería un traspaso parcial.

Si lo que quieres es seguir trabajando con los mismos datos y/o poder consultar datos de año/ anterior/es en la misma sesión, entonces no sería necesario que crees un nuevo ejercicio, tal y como hemos comentado anteriormente. Pero si aún así prefieres crear un nuevo ejercicio y, además seguir trabajando con los datos del ejercicio anterior, entonces deberás hacer un "trasapaso completo" de datos. 


2.- ¡ IMPORTANTE !  CONSIDERACIONES PREVIAS


Para un correcto traspaso ten en cuenta las siguientes consideraciones:

  • Antes de ejecutar un traspaso de datos deberás realizar una COPIA DE SEGURIDAD de los datos. 
  • La funcionalidad "traspaso de datos" sólo es válida para realizar traspasos en empresas - ejercicios dados de alta en el mismo programa y misma versión. NO es válido para traspaso entre programas y/o versiones distintas.
  • Ejecuta el traspaso de datos cuando NO haya usuarios trabajando en el programa ni en sus bases de datos.
  • El traspaso de datos deberá ser ejecutado por un usuario del Sistema con privilegios de 'Administrador'.
  • Antes de realizar un traspaso de datos puede ser recomendable Compactar y reparar la base de datos (menú: Utilidades - Compactar y reparar la base de datos). Pero antes de hacerlo:
    • Asegúrate que no hay ningún otro usuario trabajando con el software
    • Haz una copia de seguridad de los datos.
  • El traspaso de datos se debe realizar antes de haber introducido cualquier dato en el ejercicio destino. Por el contrario, si ya tuvieras datos introducidos en la empresa-ejercicio de destino, se sobrescribirán, o bien devolverá errores, y esto conllevará a varios errores en el programa e irregularidades en tu gestión y facturación.
  • Si vas a traspasar las "Series de facturación" es imprescindible que en la Empresa-Ejercicio de destino NO haya ninguna serie creada. Cuando haya finalizado todo el proceso de traspaso de datos, entonces sí podrás crear nuevas series de facturación, si así lo necesitas.
  • Si quieres crear un nuevo ejercicio y además seguir trabajando con los datos del ejercicio anterior: deberás traspasar TODAS las tablas de la empresa-ejercicio origen (Traspaso completo). Es decir, deberás marcar TODAS las casillas y NO resetear los contadores de los documentos de venta. Si vas a realizar un 'Traspaso Completo' asegúrate, antes de ejecutarlo, que en el ejercicio de destino no hay ningún dato ni serie de facturación creado.
  • Si traspasas los documentos de ventas: es importante que NO 'resetees' los contadores de ventas (facturas, albaranes, etc.). Deberás continuar con la numeración del anterior ejercicio (del cual has traspasado). De lo contrario, si reseteas los contadores, 'machacarás' los datos existentes originando errores en el programa y facturaciones incorrectas. Por ejemplo, imagina que has traspasado las facturas nº 1, 2, 3....100 y reseteas los contadores de la serie, volviendo a enumerar las ventas con los mismos nº (códigos), entonces esas ventas se sobrescribirán y/o mezclarán datos en los documentos de ventas existentes, conllevando a distintos errores en el programa y a una gestión y facturación incorrecta.
  • Si en el nuevo Ejercicio quieres resetear los contadores de ventas (facturas, presupuestos, etc.) entonces NO TRASPASES los documentos de ventas ni cualquier otro documento que tenga vinculados documentos de ventas (SAT, servicios, etc.). En este caso deberías hacer un Traspaso parcial de sólo datos maestros (clientes, productos, tablas auxiliares, proveedores,...).
  • En cualquier caso, si trabajas en un ejercicio con documentos ya creados NO resetees / reinicies los contadores (numeración).
  • En el caso que traspases tablas de datos que tengan un directorio asignado para guardar los ficheros PDF generados, éstos también serán traspasados. Por ejemplo, si seleccionas que quieres traspasar “documentos de venta”, automáticamente también se traspasará el contenido de la carpeta “Ventas” ubicado en el directorio “Documentos digitales”.
  • Deberás traspasar todas las tablas de datos vinculadas, para una correcta visualización y correcto funcionamiento del programa. Por ejemplo:
    • Si quieres traspasar “Productos” también deberás marcar “Familias de Productos”.
    • Si quieres traspasar “Entradas y Salidas de almacén” debes marcar también: series de facturación, documentos de venta, documentos de compras, clientes, proveedores, productos, familias de productos,….
    • Si quieres traspasar "Ventas" debes marcar tambén: entradas y salidas almacén, series de facturación, clientes, productos, familias de productos, proveedores, documentos de compras, etc.
    • Si quieres traspasar "SAT" y/o "Servicios" debes marcar tambén: entradas y salidas almacén, documentos de venta, series de facturación, clientes, productos, familias de productos, proveedores, documentos de compras, etc.

RECUERDA QUE: si trabajas en un ejercicio con documentos ya creados, ya sea porque continúas con el mismo ejercicio como si  es porque has realizado un traspaso de datos, NO debes resetear / reiniciar los contadores (numeración) de los documentos.


3.- EJEMPLOS TIPO DE TRASPASOS DE DATOS



3.1- CREAR UN NUEVO EJERCICIO + TRASPASO COMPLETO DE DATOS


Recomendable para las empresas que quieran seguir trabajando y consultando los datos del año anterior.

  1. Realiza una COPIA DE SEGURIDAD de los datos del programa
  2. Verifica que no haya usuarios trabajando con el programa.
  3. Si hay otros usuarios trabajando con el software y/o bases de datos, deberán cerrar el programa.
  4. Abre la ficha de tu empresa y pulsa en la pestaña "Ejercicios". Clic en el botón "Nuevo ejercicio":
  5. Crea el ejercicio y guárdalo
  6. El programa te preguntará si quieres crear una nueva serie de facturación: Pulsa NO. Para un TRASPASO COMPLETO de datos NO hay que crear una nueva serie de facturación. Cuando hayas finalizado el traspaso, es decir cuando ya se hayan copiado todos los datos en destino, entonces sí ya podrás crear las nuevas series de facturación, si así lo necesitas.
  7. Cierra la pantalla de la ficha de tu empresa.
  8. En "Empresas / Ejercicios" pulsa la opción "Traspaso de datos".
  9. En la pantalla de "Traspaso de datos entre empresas y ejercicios":
    • Selecciona la Empresa y ejercicio origen.
    • Selecciona la Empresa y ejercicio destino.
    • Marcaremos TODAS las casillas, ya que estamos haciendo un Traspaso completo.
    • Pulsa el botón para iniciar el traspaso.
      TRASPASO COMPLETO DATOS
    • Finalizado el traspaso, pulsa la opción de menú "Cerrar formulario" para cerrar la pantalla.

RECUERDA: Al haber hecho un traspaso de datos completo NO debes resetear los contadores de ventas, compras, etc.



3.2 CREAR NUEVO EJERCICIO + TRASPASO PARCIAL DE DATOS


  • Recomendable para empresas que quieren empezar de cero cada año, sin traspasar las ventas, ni compras, ni sat, ni servicios, etc. de otros años.
  • Recomendable para empresas que han creado una nueva empresa y quieren traspasar sólo ficheros maestros y auxiliares a su nueva empresa, sin ventas, ni compras, ni servicios, etc.

OJO! el traspaso parcial es sólo para empresas que NO quieran trasapasar ni ventas, ni compras, ni servicios, ni sat, ni contratos, etc. ni movimientos de almacén.
  1. Realiza una COPIA DE SEGURIDAD de los datos del programa
  2. Verifica que no haya usuarios trabajando con el programa.
  3. Si hay otros usuarios trabajando con el software y/o bases de datos, deberán cerrar el programa.
  4. Abre la ficha de tu empresa y pulsa en la pestaña "Ejercicios". Clic en el botón "Nuevo ejercicio":
  5. Crea el ejercicio y guárdalo
  6. El programa te preguntará si quieres crear una nueva serie de facturación: Pulsa Si. Crea una nueva serie de facturación predeterminada para este ejercicio.
  7. Cierra la pantalla de la ficha de tu empresa.
  8. En "Empresas / Ejercicios" pulsa la opción "Traspaso de datos".
  9. En la pantalla de "Traspaso de datos entre empresas y ejercicios":
    • Selecciona la Empresa y ejercicio origen.
    • Selecciona la Empresa y ejercicio destino.
    • Marca como máximo las siguientes tablas de datos: clientes, proveedores, productos, familia de productos, categorias SAT, ubicaciones SAT, aparatos, marcas y modelos, transportes, grupo de clientes, grupo de gastos, mano de obtra, cód.postales, formas de pago.
    • Pulsa el botón para iniciar el traspaso.
      ejemplo traspaso parcial esat
    • Finalizado el traspaso, pulsa el botón X para cerrar la pantalla.


4. ¡ IMPORTANTE ! VERIFICA UNA VEZ FINALIZADO EL TRASPASO

Finalizado el traspaso, y ANTES de introducir cualquier nuevo dato en el nuevo ejercicio, inicia sesión en el nuevo ejercicio y VERIFICA que has realizado correctamente el traspaso de datos, es decir, comprueba que no estén duplicados los registros, que los datos marcados sí han sido traspasados, etc. 

  • Si el traspaso de datos NO se ha realizado de forma correcta, deberás eliminar el nuevo ejercicio creado (y que contiene los datos incorrectos) y volver a ejecutar de nuevo todos los pasos siguiendo las consideraciones previas e instrucciones de este artículo o del Manua de ayuda. 
  • Si el traspaso de datos SÍ has verificado que se ha realizado OK, entonces puedes seguir trabajando normalmente con el programa

Recuerda que debes hacer con regularidad copias de seguridad de los datos del programa y guardarlas en una ubicación y dispositivo seguro.  Si por accidente, virus, daños en el disco duro, etc. se "pierde" o daña el directorio de datos, ya sea de forma parcial o completa, y no dispones de copias de seguridad de los datos, no será posible recuperar los datos y perderás la información. Establece una política de Backups en tu empresa.
  1. Clic en el menú "Empresa"
  2. Clic en el botón "Empresas"
  3. Doble clic en tu empresa para abrir su ficha
  4. Abre la pestaña "Ejercicios"
  5. Doble clic en el ejercicio en el que quieres añadir la serie
  6. Doble clic en la serie que quieres editar sus contadores.
  7. En la pantalla de la serie puedes editar los contadores. Una vez realizado los cambios, pulsa en "Aceptar" para guardar.

¿Qué debo tener en cuenta antes de crear un nuevo ejercicio y realizar un traspaso de datos?

En el siguiente artículo: Traspaso de datos entre ejercicios se detalla la operativa de "Traspaso de datos" del programa, así como los requisitos y recomendaciones para realizarlo correctamente. Es 100% recomendable su lectura para evitar errores en el traspaso de los datos a un nuevo ejercicio.

La funcionalidad "traspaso de datos" sólo es válida para realizar traspasos en empresas - ejercicios dados de alta en el mismo programa y misma versión, y antes de haber introducido cualquier dato en la empresa-ejercicio de destino.
La función de "Traspaso de datos" NO es válida para traspasar datos entre programas y/o versiones distintas o si ya tienes datos en la empresa-ejercicio destino.

En cualquier caso, antes de realizar cualquier paso, realiza una COPIA DE SEGURIDAD de los datos del programa y almacénela en un lugar seguro.


¿Es obligatorio al inicio de año crear un nuevo ejercicio y hacer el traspaso de datos?

El software estándar (no modificado a medida) es un programa de gestión comercial y facturación. No es un software contable-fiscal, por lo que no existe un cierre de año. Por este motivo ES OPCIONAL CREAR UN NUEVO EJERCICIO PARA CADA AÑO. Si quieres, puedes continuar trabajando en el  mismo “ejercicio”.

La finalidad de que el software permita gestionar distintos ejercicios para empresas, es para contemplar los casos de usuarios en que sí quieran, por su metodología de trabajo, separar los datos y movimientos comerciales entre ejercicios (años), es decir, iniciar un ejercicio sin arrastrar las ventas, ni compras, ni servcicios, etc. de un ejercicio anterior (traspaso parcial). O bien también para contemplar los casos de usuarios que han creado una nueva empresa y quieren trasladar a su nueva empresa los clientes, proveedores, productos y datos auxiliares (cp, formas de pago, etc.) de su empresa anterior.

Si lo que quieres es seguir trabajando con los mismos datos, entonces no sería necesario crear un nuevo ejercicio. Tal y como hemos comentado anteriormente. Pero si todo y así quieres crear un nuevo ejercicio y, además seguir trabajando con los datos del ejercicio anterior, entonces deberás hacer un 'trasapaso completo'. 

RECUERDA QUE: si trabajas en un ejercicio con documentos ya creados, ya sea porque continúas con el mismo ejercicio como si es porque has realizado un traspaso de datos, NO debes resetear / reiniciar los contadores (numeración).


¿Al empezar un nuevo año puedo resetar los contadores de ventas, servicios, etc.?

Tanto si creas un nuevo ejercicio (y por consiguiente traspasas los documentos de ventas, servicios, etc.) como si sigues trabajando en el mismo ejercicio, es importante que NO resetees los contadores de ventas (facturas, albaranes,tickets, etc.), servicios u otros documentos creados en el programa. Deberás continuar con la numeración existente o bien crear nuevas series de facturación para el nuevo año. De lo contrario, si reseteas los contadores, 'machacarás' los datos existentes originando varios errores en el programa y facturaciones incorrectas. Por ejemplo, imagina que tienes creadas las facturas nº A-00000001, A-00000002, A-00000003,.....A-00000100 y reseteas los contadores a cero. Esto conllevará a que se vuelvan a enumerar las ventas con los mismos nº (códigos). Entonces los documentos de ventas se sobreescribirán y se mezclarán datos entre documentos existentes, conllevando a distintos errores en el programa, a una facturación incorrecta y a una incoherencia en los datos.

En cualquier caso, si trabajas en un ejercicio con documentos ya creados NO resetees ni reinicies los contadores (numeración).

Si has hecho un traspaso completo de datos puedes realizar 1 de estas 2 opciones:

  • OPCIÓN A: Crea nuevas series de facturación para el nuevo ejercicio.
  • OPCIÓN B: O bien, si quieres seguir usando las series de facturación que ya tenías creadas, entonces configura los contadores para que sean de una numeración superior a los nº ya usados anteriormente. Por ejemplo, si tienes la serie F y habías generado ventas que van desde el nº 00000001 hasta el 00001500, el nº que configures en el contador siempre deberá ser superior al último nº guardado. Es decir, no puedes volver a configurar el contador a 00000001 para la serie F ni poner un nº inferior o igual a 00001500, ya que si lo hicieras conllevaría a errores o que se sobreescribieran los datos de documentos que ya existen con esa misma numeración.

Por ejemplo, si vas a usar cada año las mismas series de facturación, una opción es poner al inicio del contador los 2 dígitos finales del nº año (así siempre sería superior). Por ejemplo:

Para el año 2020: contadores a 20000000. Con este contador, las ventas que se crearán serán:F-20000001, F-20000002, F-20000003, etc.
Para el año 2021: contadores a 21000000. Con este contador, las ventas que se crearán serán:F-21000001, F-21000002, F-21000003, etc.
Para el año 2022: contadores  a 22000000. Con este contador, las ventas que se crearán serán:F-22000001, F-22000002, F-22000003, etc.


ejemplo año 2020:
ejercicio 2020 numeracion

La 1ª factura que generes con un contador configurado de esta manera:
factura 2020 ejemplo

O bien, si crees que no vas generar más de 9.999 presupuestos, 9.999 facturas, 9.999 tickets etc. en el año, entonces puedes configurar un contador con los 4 digitos del año, por ejemplo, para el año 2020: F-20200000. Para el año 2021: F-20210000. Para el año 2022: F-20220000. Etc.

Ejemplo:
ejemplo contadores 2020 2



RECUERDA
: crea una COPIA DE SEGURIDAD adicional antes de realizar cualquier cambio importante.



He creado un nuevo ejercicio, pero al iniciar sesión en él no aparece ningún dato (ni clientes, proveedores, ventas, etc.)

Cuando creas un nuevo ejercicio, la base de datos que se crea está en blanco. Si quieres seguir trabajando con los datos del año anterior, deberás hacer un traspaso de datos. OJO, el traspaso debes hacerlo antes de insertar cualquier dato en el ejercicio nuevo.

Consulta la ayuda para realizar un ejercicio nuevo y traspaso de datos correcto.


He hecho un "traspaso parcial" de datos (sólo de datos maestros: clientes, proveedores, productos y tablas auxiliares) ¿Cómo puedo consultar los servicios, ventas y compras del ejercicio anterior?

Para consultar los servicios, ventas, compras, etc., o cualquier otra tabla de datos no traspasada, de un ejercicio anterior, deberás iniciar sesión en el programa en dicho ejercicio. Para tu mayor comodidad, puedes abrir otra instancia del programa para no tener que cerrar sesión del ejercicio actual.


¿Dónde puedo ver un ejemplo de un "traspaso completo"?

En este artículo encontrarás un ejemplo de un "traspaso completo" de datos.

RECUERDA QUE si vas a realizar un traspaso completo de datos, en el ejercicio de destino NO debe haber ningún dato ni series de facturación creadas. El ejercicio de destino debe estar vacío. Podrás crear los datos y series una vez ya hayas finalizado el traspaso completo de datos y te hayas asegurado que se ha realizado correctamente


He creado un nuevo ejercicio y un traspaso de datos completo. He hecho todo el proceso siguiendo todas las recomendaciones y pasos de la ayuda. Al iniciar sesión en el nuevo ejercicio alguna tabla de datos no me aparece (por ej. clientes o presupuestos o sat, etc.).

Es posible que la tabla de datos que no se ha copiado en destino, contenga errores en origen.

Tendrás que reptir de nuevo todo el proceso, es decir, tendrás que crear el nuevo ejercicio y hacer el traspaso de datos completo. IMPORTANTE: Antes de crearlo de nuevo:

  1. Haz una copia de seguridad de los datos
  2. Verifica que no haya usuarios trabajando con el programa
  3. Compacta y repara  las bases de datos (menú: Utilidades - Compactar y reparar la base de datos)
  4. Repite de nuevo todo el proceso: crea el nuevo ejercicio y ejecuta el traspaso de datos completo (marcando todas las casillas).
  1. Clic en el menú "Empresas"
  2. Clic en el botón "Empresas"
  3. Doble clic en tu empresa para abrir su ficha
  4. Abre la pestaña "Ejercicios"
  5. Clic en el botón "Nuevo ejercicio"
  1. Pulsa en el menú "Empresas" – opción “Empresas”.
  2. Haz doble clic en tu empresa para abrir su ficha
  3. En la ficha de la Empresa, verás una pestaña llamada “Ejercicios” , que es dónde se listan los Ejercicios creados.
  4. Haz doble clic sobre el Ejercicio para abrir su ficha.
  5. En la pantalla del ejercicio se listan las "Series de facturación" creadas para ese ejercicio. Haz doble clic en la serie de facturación que quieres editar
  6. Una vez dentro de la pantalla de edición "serie de facturación" modifica el % de IVA predeterminado para esa serie.